Lo que nos preguntan antes de llamarnos

La regla general es de tamaño. Una sociedad está obligada cuando, durante dos ejercicios consecutivos, supera al menos dos de estos tres límites:

• Activo total: 2.850.000 €
• Cifra anual de negocios: 5.700.000 €
• Número medio de trabajadores: 50

La obligación desaparece igual que llegó: cuando se dejan de superar dos de los tres durante dos ejercicios seguidos.

Pero hay otros casos que obligan al margen del tamaño:

• Haber recibido subvenciones o ayudas públicas —de las administraciones o de fondos europeos— por importe acumulado superior a 600.000 € en un ejercicio. Obliga en ese ejercicio y en aquellos en los que se realicen las operaciones o inversiones correspondientes.
• Haber celebrado contratos con el sector público por importe acumulado superior a 600.000 €, cuando además representen más del 50 % de la cifra anual de negocios.
• Los grupos obligados a formular cuentas anuales consolidadas deben someterlas a auditoría.
• Cuando lo prevean los estatutos o lo acuerde la junta general.
• Sociedades cotizadas, entidades de interés público, entidades de crédito, aseguradoras, fondos de pensiones e instituciones de inversión colectiva.
• Fundaciones, asociaciones de utilidad pública y cooperativas tienen su propia normativa, con límites distintos de los anteriores.

Y un supuesto que sorprende a muchas empresas: aunque la sociedad no esté obligada, los socios que representen al menos el 5 % del capital pueden pedir al registrador mercantil que nombre un auditor con cargo a la sociedad, siempre que no hayan pasado más de tres meses desde el cierre del ejercicio.

Si no tiene claro si le afecta, díganos sus cifras y se lo confirmamos.

Los tres son trabajos distintos, y lo que cambia entre ellos es cuánta seguridad ofrece el informe, no solo el precio.

• En una auditoría se emite una opinión sobre si las cuentas expresan la imagen fiel. Es el grado más alto que puede darse y el que exige la ley cuando la auditoría es obligatoria.
• En una revisión limitada el alcance es menor —se apoya en indagaciones y procedimientos analíticos— y la conclusión se expresa en forma negativa: que no se ha detectado nada que lleve a pensar que las cuentas no sean correctas.
• En un encargo de procedimientos acordados no hay opinión ni conclusión. Se comprueban los puntos pactados de antemano y se informa de los hechos encontrados; quien recibe el informe extrae sus propias conclusiones.

Ni la revisión limitada ni los procedimientos acordados son auditoría de cuentas, y así se hace constar en el informe.

Depende del cierre de cada empresa, no de un calendario general. Los plazos legales se cuentan desde la fecha de cierre de su ejercicio:

• Formulación de las cuentas anuales: dentro de los tres meses siguientes al cierre.
• Aprobación en junta general: dentro de los seis primeros meses siguientes al cierre.
• Depósito en el Registro Mercantil: en el mes siguiente a la aprobación.

A eso se añade que la ley reconoce al auditor un plazo mínimo de un mes desde que se le entregan las cuentas formuladas para emitir su informe. Ese mes es un suelo, no una estimación del trabajo.

Es más frecuente de lo que parece. Cada año hay empresas que se auditan por primera vez, casi siempre porque acaban de superar los límites legales o porque se lo pide un banco, un socio o la matriz del grupo.

La diferencia respecto de los años siguientes es que hay que comprobar los saldos con los que arranca el ejercicio, que vienen de un año que no se auditó. Es una parte más del trabajo y se resuelve sin dificultad cuando se planifica con tiempo.

Por eso, si es su primer año, lo mejor es decírnoslo cuanto antes: organizarlo con margen hace el proceso más sencillo y evita que se solape con el cierre.

Y lo primero que hacemos, una vez firmado el contrato, es sentarnos a hablarlo. Organizamos una reunión en la que el socio participa directamente con el órgano de gobierno y la dirección de la empresa, dedicada específicamente a cómo se va a desarrollar ese primer año.

En esa reunión se explican las fases del trabajo:

• Planificación. Conocer la empresa, su actividad y sus riesgos para decidir el enfoque del trabajo.
• Revisión de los saldos iniciales. La comprobación propia de un primer año, la que no existe en los siguientes.
• Inventario, cuando procede. Presencia en el recuento físico de existencias.
• Circularización. Confirmaciones solicitadas directamente a bancos, clientes, proveedores y abogados.
• Fase final. Cierre del trabajo, conclusiones y emisión del informe.

Se fija también el calendario: cuándo se aborda cada fase y cuánto se prevé que dure. Nos adaptamos a los tiempos y al ritmo de la empresa, para que preparar la documentación no choque con el trabajo del día a día. Esa coordinación es, en la práctica, lo que más determina que un primer año vaya rodado.

A partir de ahí le mantenemos al corriente de cómo avanza el trabajo y de cualquier cuestión que vaya surgiendo, de manera que nada le llegue como sorpresa al final.

Una primera auditoría impone más por lo desconocido que por lo difícil. Cuando se sabe qué va a pasar en cada paso, deja de imponer.

No hay una tarifa cerrada, porque no hay dos encargos iguales. Los honorarios se calculan sobre las horas que exige el trabajo, y esas horas dependen sobre todo de:

• El tamaño y la complejidad de la entidad.
• El número de sociedades, si hay grupo o cuentas consolidadas.
• El volumen de operaciones y el número de áreas a revisar.
• El estado en que llegue la contabilidad.
• Si es un primer encargo, que lleva trabajo añadido sobre los saldos de apertura.

Cuéntenos esos datos y le preparamos una propuesta cerrada, sin compromiso. Preferimos dar una cifra que podamos sostener a dar una horquilla que no significa nada.

Sí. Somos una firma gallega y trabajamos con empresas de toda España. Nos desplazamos a sus instalaciones siempre que el trabajo de campo lo requiere —el inventario o la revisión de determinadas áreas, por ejemplo— y el resto se coordina a distancia sin que el encargo pierda nada.

La ubicación no condiciona ni el alcance del trabajo ni los plazos.

El nombramiento corresponde a la junta general y debe hacerse antes de que finalice el ejercicio que se va a auditar. Es decir: para auditar el ejercicio que cierra el 31 de diciembre, el auditor debe estar nombrado antes de esa fecha.

El nombramiento se hace por un periodo mínimo de tres años y máximo de nueve, y una vez nombrado no puede revocarse antes de que termine ese periodo salvo que exista justa causa.

Es el punto donde más empresas llegan tarde: si el ejercicio se cierra sin auditor nombrado, la sociedad ya no puede designarlo por sí misma y hay que acudir al registrador mercantil. Si cree que este año puede estar obligada, conviene resolverlo con margen.